Питання актуальне для багатьох. Ось 5 кроків по виходу з хаосу і наведення порядку у справах.
1. Для того щоб розібрати працюючий механізм, його потрібно для початку зупинити. Ви не зможете привести в порядок завдання поки вони продовжують надходити до вас бурхливим потоком. Так що зупинити потік – це хороша ідея. Не приймайте нові завдання і візьміть паузу. Така зупинка не тільки дозволить вам спокійно розібрати поточний список справ але і сконцентруватися тільки на цьому. Загалом, порада номер 1 – зберіть всі завдання в один список і не приймайте нові поки не наведете порядок у списку. Ремарка – список справ знаходиться «в порядку» коли ви розумієте все, що потрібно зробити, відчуваєте певний контроль і задоволені собою. Останній пункт найбільш важливий. Це не жарт. Ви повинні повернути собі почуття задоволення.
І зрозумійте – світ не завалиться і компанія не розвалиться, якщо ви самоустранитесь на пару днів.
2. Оцініть тимчасові витрати. Наступне, що необхідно зробити, це оцінити, скільки часу знадобиться для виконання кожного завдання. Висока точність оцінки тут не потрібна. Оцініть «на око». Головне, щоб ви змогли зрозуміти – скільки часу треба витратити, щоб виконати всі завдання в списку. Може вийде так, що за попередніми оцінками, на весь список вам буде потрібно 2 місяці чистого робочого часу. Якщо ці завдання не розподілені в часі, таким чином, щоб ви могли реально їх виконати, значить список абсурдний і потребує оптимізації.
3. Оптимізуйте список. Не проста справа. З однієї причини – для оптимізації потрібна серйозна і критична оцінка своїх справ.
Віддайте іншим все, що вони можуть зробити без вас. Є сумніви? Думаєте ви впораєтеся краще? Все одно віддайте і поставте нагадування про контроль.
Групуйте завдання. Виділіть час для обробки пошти та дзвінків. Робіть подібні справи поспіль. Це економить час.
Відкладіть все, що можна зробити пізніше. Навіть справи пов’язані з клієнтами можна перенести. Просто організуйте це. Розподіліть контакти з клієнтами більш рівномірно.
Змініть терміни там де це можна зробити. Звільніть собі простір для маневру.
Видаліть все, що втратило актуальність. Безжально вбивайте завдання, доцільність яких сумнівна.
4. Виконуйте завдання по порядку. Відсортуйте список завдань від меншого до більшого. Це означає, що спочатку йдуть самі короткі за часом справи. Зробіть всі справи, що вимагають менше 30 – 40 хвилин. Робіть їх підряд, поки не закінчаться. Про все інше забудьте. Коли короткі задачі закінчаться, окиньте список поглядом. Напевно він вже став більш реальним і з ним можна працювати. Може бути, ви навіть можете відновити надходження завдань. У будь-якому випадку, розплануйте все решта задачі так, щоб ви майже з 100% вірогідністю змогли їх виконати в призначені терміни. І створіть собі резерв часу у 15-20% від часу необхідного на рішення задачі. Зараз краще недоробити, ніж переробити.
5. Скажіть «Ні» жорсткому плануванню. Ні в якому разі жорстко не обмежуйте час та термін виконання завдань. Зараз жорстке планування є вашим ворогом. Жорстке планування ефективно в ситуації щодо стабільного контролю. Зараз все дуже хитке. Так що дайте собі час і частку вольності. Не заганяйте свій мозок в рамки. Інакше прийдете туди, звідки починали. Вам необхідно спокійно, розмірено виконувати завдання зі списку, в установленому порядку. Ще раз – по порядку. Не беріться за виконання завдання поки не закінчите попередню. Одне завдання в один момент часу.
Найважливіше – зрозумійте і прийміть той факт що ви МОЖЕТЕ собі дозволити зупинитися і привести справи в порядок.
П’ять описаних вище кроків довели свою ефективність на практиці. Вони ефективні в цілях «гасіння пожеж» і «розгрібання завалів», але роботу треба будувати так, щоб такі ситуації не виникали.
